Das Microsoft Enterprise Agreement (EA) ist eines der zentralen Lizenzierungsprogramme von Microsoft, das speziell für große Organisationen mit mindestens 500 PCs oder Nutzer:innen entwickelt wurde. Es bietet eine einfache Möglichkeit, Microsoft-Software und -Dienste zentral zu verwalten und über einen Zeitraum von drei Jahren zu lizenzieren. Mit der Option, den Vertrag um ein oder drei weitere Jahre zu verlängern, bietet das EA Unternehmen langfristige Planbarkeit und Zugang zu modernen IT-Technologien.
Vorteile des Enterprise Agreements
Das EA bietet eine Vielzahl von Vorteilen, die Unternehmen helfen, Kosten zu kontrollieren und gleichzeitig Zugang zu wichtigen Technologien zu erhalten:
- Zentralisierte Beschaffung und Verwaltung: Unternehmen können ihre Lizenzen zentral verwalten, was die Nachverfolgung der Nutzung vereinfacht und die Einhaltung von Lizenzbestimmungen erleichtert.
- Kosteneinsparungen: Durch Volumenrabatte sparen Unternehmen im Vergleich zum Einzelkauf von Lizenzen pro Gerät oder Nutzer erheblich.
- Software Assurance: Diese Zusatzleistung umfasst Vorteile wie technischen Support, Schulungen, Updates und Zugang zu neu veröffentlichter Software.
- Zugang zu Cloud-Technologien: Unternehmen profitieren von integrierten Diensten wie Microsoft 365 und Azure, die eine moderne IT-Infrastruktur ermöglichen.
Herausforderungen des Enterprise Agreements
Trotz der zahlreichen Vorteile gibt es auch einige Herausforderungen, die Unternehmen bei der Nutzung des EA berücksichtigen sollten:
- Langfristige Bindung: Der Drei-Jahres-Vertrag schränkt die Flexibilität ein, insbesondere bei sich schnell ändernden Geschäftsanforderungen.
- Vorauszahlungen: Die Zahlung erfolgt im Voraus, was eine sorgfältige Planung und Budgetierung erfordert.
- Komplexität: Die Lizenzierungsstruktur kann kompliziert sein, was eine genaue Analyse und Beratung erfordert, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.
Zielgruppen des Enterprise Agreements
Das EA richtet sich primär an große Unternehmen mit mindestens 500 PCs oder Nutzer:innen. Für öffentliche Auftraggeber gelten jedoch weiterhin niedrigere Mindestanforderungen von 250 Geräten. Organisationen, die von einer zentralisierten Verwaltung und langfristigen IT-Strategien profitieren möchten, zählen zur idealen Zielgruppe.
Optimierungsmöglichkeiten im Enterprise Agreement
Durch gezielte Maßnahmen können Unternehmen das Beste aus ihrem EA herausholen und gleichzeitig Einsparpotenziale nutzen:
- Vertragsoptimierung: Eine unabhängige Überprüfung bestehender Verträge hilft, überflüssige Kosten zu identifizieren und Einsparungen zu realisieren.
Beispiel: Die Landeshauptstadt Hannover konnte durch eine solche Optimierung über eine Million Euro einsparen. - Nutzung von Licensing Solution Partnern (LSP): LSPs unterstützen Unternehmen bei der Auswahl und Verhandlung der besten Lizenzlösungen und bieten während der gesamten Vertragslaufzeit fachkundige Beratung.
- Regelmäßige Assessments: Eine systematische Analyse der aktuellen Lizenzierungssituation hilft, Vorteile und Risiken zu bewerten und die IT-Strategie optimal auszurichten.
Zukünftige Entwicklungen: Microsoft Customer Agreement for Enterprise
Ab Januar 2025 führt Microsoft das Microsoft Customer Agreement for Enterprise (MCA-E) ein, eine digitale Weiterentwicklung des klassischen EA. Dieses neue Modell soll:
- Benutzerfreundlichkeit steigern, indem der Lizenzierungsprozess digitalisiert und vereinfacht wird.
- Flexibilität erhöhen, um den Anforderungen moderner Unternehmen besser gerecht zu werden.
- Cloud-Fokus stärken, da einige bestehende Cloud-EAs möglicherweise nicht mehr verlängert werden können.
Unternehmen sollten diese Änderungen genau verfolgen und ihre Lizenzierungsstrategie entsprechend anpassen, um weiterhin von den Vorteilen der Microsoft-Produktlandschaft zu profitieren.
Fazit: Warum das Enterprise Agreement eine Überlegung wert ist
Das Microsoft Enterprise Agreement bietet Unternehmen eine strukturierte und kosteneffiziente Möglichkeit, Lizenzen für Microsoft-Produkte und -Dienste zu erwerben und zu verwalten. Trotz einiger Herausforderungen wie der langfristigen Bindung oder der Komplexität der Lizenzierungsstruktur überwiegen die Vorteile – insbesondere für Organisationen, die Wert auf zentrale IT-Verwaltung, Kosteneffizienz und Zugang zu modernen Technologien legen.
Empfehlung: Unternehmen sollten das EA regelmäßig bewerten und bei Bedarf optimieren, um den maximalen Nutzen zu erzielen. Für Unterstützung bei der Vertragsgestaltung oder Beratung zu den neuen Entwicklungen wie dem MCA-E stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.
